Подразделения, исполнители

Дополнительная регистрация исполнителей в программном комплексе не требуется, в качестве исполнителей используются учетные записи пользователей, зарегистрированные в текущей базе данных. Для обеспечения доступа пользователя к тем или иным этапам обработки необходимо включить пользователя в подразделения, которым доступны данные этапы.

Исполнители

Для каждого исполнителя в режиме Пользователи необходимо заполнить данные ответственного лица, т.е. на вкладке Исполнительуказать его Ф.И.О., должность и телефон, а также при необходимости адрес электронной почты для отправки оповещений исполнителю. При наличии заполненных подразделений в базе данных в этом окне можно установить принадлежность пользователя штатному подразделению или на вкладке Функциональные подразделения – функциональным подразделениям. О подразделениях описано ниже.
ГЛАВНОЕ МЕНЮ НАСТРОЙКИ => ПОЛЬЗОВАТЕЛИ

Следует помнить, что в некоторых случаях использование учетных записей пользователей в комплексе управления бизнес-процессами, приводит к невозможности удаления учетной записи из базы данных. Удаление недоступно, если:
·пользователь указан в качестве исполнителя задачи в маршруте;
·пользователь является инициатором для документов, находящихся на маршруте, исполнителем какого-либо задания маршрута или исполнителем, завершившим маршрут, то есть учетная запись пользователя фигурирует в протоколах исполнения документов.

Подразделения

Для регистрации в программном комплексе сети штатных и/или функциональных подразделений учреждения предназначен справочник «Подразделения». Данный справочник позволяет создавать, редактировать и удалять подразделения, прикреплять сотрудников к подразделениям и наделять их полномочиями.
НАВИГАТОР => СПРАВОЧНИКИ => БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ => ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Подразделения бывают штатными и функциональными:

• Штатные подразделения соответствуют организационной структуре организации. Исполнитель может входить только в одно подразделение с типом «Штатное».
• Функциональные подразделения включают сотрудников для выполнения каких-либо общих функций или действий. Допускается вхождение исполнителя в неограниченное количество функциональных подразделений.

  В окне создания/редактирования подразделения заполняются следующие поля:

• Код – код подразделения (максимум 50 символов);
• Наименование – наименование подразделения (максимум 254 символа);
• Кр.наименование – сокращенное наименование подразделения (максимум 45 символов);
• Вышестоящее подр. – вышестоящее подразделение. Выбирается из текущего справочника. Каждое подразделение может иметь только одно вышестоящее подразделение или не иметь вышестоящего подразделения. Уровень вложенности дерева подразделений ограничен до 10.
• Тип – штатное или функциональное.

  В табличной части формы ведется список сотрудников подразделения, участвующих в исполнении бизнес-процессов. Для добавления и удаления сотрудника на панели инструментов слева расположены соответствующие кнопки. Данная таблица имеет следующие колонки:

• Имя входа – поле используется для выбора сотрудника из списка пользователей программного комплекса. После выбора поля ФИО, Должность, Примечание пользователя заполняются автоматически из соответствующих атрибутов учетной записи.
• Разрешено – признак действующего сотрудника подразделения. Включает доступ исполнителя к документам, проходящим по маршрутам подразделения, а также возможность назначения текущего пользователя исполнителем задач на маршрутах. В состав подразделений, которые участвуют в исполнении бизнес-процессов, обязательно должен входить хотя бы один действующий исполнитель.
• Ответственный – назначение сотрудника ответственным внутри своего подразделения. Ответственным сотрудникам доступна функция переназначения исполнителей в рамках своего подразделения, а также в их адрес могут направляться оповещения, например, о просроченных документах. Допускается наличие нескольких ответственных в одном подразделении.
• Замещающий сотрудник – при необходимости для сотрудников указываются заместители в рамках текущего подразделения. Заместитель выбирается из сотрудников этого же подразделения.
• Ранг – поле заполняется при необходимости, служит для задания последовательности обработки документов внутри одного подразделения на этапах последовательного исполнения. Ранги представляют собой целые числа от 1 до 10, при последовательном исполнении задача исполняется сотрудниками, имеющими ранг, в порядке убывания их ранга. Если несколько сотрудников имеют одинаковый ранг, то последовательность обработки между ними устанавливается случайным образом.

Привязку пользователя к подразделению можно установить также в форме ввода/редактирования учетной записи пользователя, т.е. уже на этапе создания учетной записи. Привязка к штатному подразделению устанавливается на вкладке Исполнитель, к функциональным – на вкладке Функциональные подразделения.