Замещение исполнителей

Документы на отдельных этапах исполнения маршрутов могут быть доступны для обработки как нескольким пользователям одновременно (например, всем сотрудникам подразделения), так и одному единственному пользователю. Случаи с единственным исполнителем во время отсутствия данного сотрудника (по болезни, на время отпуска и т.д.) требуют передачи его документов на исполнение другому сотруднику, чтобы в процессе исполнения не возникало длительных пауз.

Переназначение исполнителя в программном комплексе выполняется в автоматическом режиме и позволяет переводить на исполнение заместителям следующие документы:

все документы, поступающие на исполнение текущему пользователю после включения для него режима замещения;

все документы, находящиеся на исполнении у текущего пользователя в момент включения для него режима замещения (опционально).

Необходимость переназначения исполнителя для документов, находящихся на исполнении замещаемого сотрудника в момент включения для него режима замещения, определяется настройкой Переназначать исполнителей при включении замещения.

ГЛАВНОЕ МЕНЮ НАСТРОЙКИ => НАСТРОЙКИ => ПОДКОМПЛЕКСЫ => БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ => ИСПОЛНИТЕЛИ => ПЕРЕНАЗНАЧАТЬ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ ПРИ ВКЛЮЧЕНИИ ЗАМЕЩЕНИЯ

Настройка принимает одно из двух значений:
1.Да – при включении замещения производится замена исполнителя на замещающего сотрудника для всех активных этапов обработки, исполнителем в которых является замещаемый сотрудник.
2.Нет – замена исполнителя не производится. Документы, находящиеся на исполнении у замещаемого сотрудника, не передаются заместителю, а остаются у него на исполнении.

При отключении режима замещения возможна обратная замена исполнителя с заместителя на замещаемого сотрудника для документов, находящихся на этапах обработки в момент отключения замещения. Необходимость обратной замены определяется настройкой Переназначать исполнителей при отключении замещения.

ГЛАВНОЕ МЕНЮ НАСТРОЙКИ => НАСТРОЙКИ => ПОДКОМПЛЕКСЫ => БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ => ИСПОЛНИТЕЛИ => ПЕРЕНАЗНАЧАТЬ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ ПРИ ОТКЛЮЧЕНИИ ЗАМЕЩЕНИЯ

Настройка принимает одно из следующих значений:

1.Не переназначать – замена исполнителя не производится, заместитель сам завершает обработку всех назначенных на него документов в период замещения.
2.Только для переназначенных при включении замещения – обратная замена исполнителя производится только для документов, находившихся в момент включения замещения на исполнении у замещаемого сотрудника. Документы, поступившие на обработку в период замещения, и таким образом, назначенные на заместителя, обратной замене не подлежат.
3.Для всех существующих этапов – при отключении замещения производится обратная замена исполнителя на замещаемого сотрудника для всех документов, исполнитель которых был переназначен в результате включения замещения.

Дополнительно в программном комплексе реализовано оповещение пользователей по электронной почте о документах, переведенных к ним на исполнение в результате включения или отключения режима замещения. Необходимость оповещения по электронной почте заместителей о включении режима замещения и замещаемых сотрудников об отключении режима замещения устанавливается в настройке Оповещать исполнителей при вкл.\откл. замещения.

ГЛАВНОЕ МЕНЮ => НАСТРОЙКИ => НАСТРОЙКИ => ПОДКОМПЛЕКСЫ => БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ => ИСПОЛНИТЕЛИ => ОПОВЕЩАТЬ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ ПРИ ВКЛ.\ОТКЛ. ЗАМЕЩЕНИЯ

В настройке устанавливается одно из следующих значений:

1.Не оповещать – оповещение не производится.
2.По email– оповещение производится через внешний почтовый адрес, указанный в поле Email на вкладке Исполнитель реквизитов пользователя. Для рассылки оповещений по электронной почте необходимо дополнительно настроить профиль почты СУБД (подробнее в разделе Настройка профиля почты СУБД ).
3.По почте Smart – оповещение производится через внутреннюю почту смарт. Для рассылки оповещений по внутренней почте необходимо создать и включить сервер сообщений.

Назначение заместителей

Назначение заместителей производится в справочнике Подразделения (подробнее в разделе Подразделения и исполнители) или в справочнике Заместители.
Справочник Заместители предназначен для закрепления за исполнителями сотрудников, обрабатывающих в их отсутствие документы, проходящие по маршрутам подразделения, а также непосредственно для включения/отключения режима замещения.

НАВИГАТОР => СПРАВОЧНИКИ \ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ \ Исполнители \ Заместители

В данном справочнике содержится список всех сотрудников, включенных в какое-либо подразделение, в колонке В подр. отображаются флажки для исполнителей, у которых включен режим замещения в подразделении.

В окне ввода/редактирования записей справочника для текущего сотрудника перечислены все подразделения, в которые он входит, для каждого из них можно указать заместителя. В качестве замещающего сотрудника для выбора предлагаются только сотрудники текущего подразделения.

Включение и отключение режима замещения

Включение и отключение режима замещения доступно в следующих режимах:
В справочнике Заместители, доступном пользователям, наделенным соответствующими правами. Позволяет указывать заместителя для любого сотрудника, включать и отключать режим замещения.
В режиме Мои заместители, доступном текущему пользователю. Данный режим содержит одну запись справочника Заместители. Позволяет пользователю самому включать и отключать режим замещения, если для него назначены заместители.
НАВИГАТОР => СПРАВОЧНИКИ => БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ => ЗАМЕСТИТЕЛИ
НАВИГАТОР => СЕРВИСНЫЕ РЕЖИМЫ => БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ => МОИ ЗАМЕСТИТЕЛИ

Для включения/отключения режима замещения необходимо открыть на редактирование запись замещаемого сотрудника в справочнике Заместители или открыть режим Мои заместители, если вход в программный комплекс выполнен под учетной записью этого пользователя. На экране откроется окно с информацией о заместителях текущего пользователя в разрезе подразделений.

Для передачи функций исполнителя его заместителю необходимо включить замещение, установив флажок в колонке Вкл, и выполнить сохранение по кнопке .

При сохранении записи справочника после включения режима замещения осуществляются следующие проверки:

Для отключения режима замещения необходимо снять флажок в колонке Вкл и выполнить сохранение по кнопке.

Переназначение исполнителя на его заместителя производится в рамках подразделения:

Если на этапе исполнения замещаемого сотрудника указано подразделение, то задание передается его заместителю из данного подразделения, если это замещение включено.

Если на этапе исполнения замещаемого сотрудника подразделение не указано, то задание передается его заместителю из штатного подразделения, если замещение в штатном подразделении включено, иначе переназначение исполнителя не производится.

Для единичных случаев, когда в автоматическом режиме не удалось определить заместителя или при возникновении нештатных ситуаций, переназначение исполнителя может выполняться в ручном режиме:

кураторами маршрутов, на которых находятся документы, требующие переназначения исполнителя (подробнее в разделе Действия куратора).

ответственными сотрудниками подразделений, в которые входит замещаемый сотрудник (подробнее в разделе Действия ответственного сотрудника подразделения).